Plantilla libro de reservas para restaurante gratis: gestiona tus mesas
Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te voy a enseñar cómo usar una plantilla de Excel para llevar el libro de reservaciones de tu restaurante. Si alguna vez has tenido el problema de que llegan clientes con reserva y no hay mesa, o tienes mesas vacías porque olvidaste una reservación, esta herramienta te va a salvar.
Qué es un libro de reservas de restaurante
Un libro de reservas en Excel es el registro organizado de todas las reservaciones que recibe tu restaurante. Va más allá de la libreta tradicional porque te permite buscar, filtrar y tener un historial de tus clientes.
- Control de mesas: Sabes qué mesas están disponibles
- Gestión de turnos: Organizas comida y cena
- Datos de clientes: Historial de visitas
- Evitar overbooking: No aceptas más de lo que puedes atender
Por qué Excel para reservaciones
Los sistemas de reservas online cobran comisión por comensal. Para restaurantes pequeños y medianos, Excel es la alternativa inteligente:
- Sin comisiones: No pagas por cada reserva
- Control total: Tú decides cómo organizar
- Historial de clientes: Guardas preferencias y contacto
- Reportes: Analizas patrones de ocupación
- Funciona offline: No dependes de internet
Estructura de la plantilla para restaurante
1) Mapa de mesas
Inventario de tu capacidad:
- Número de mesa: Identificador único
- Ubicación: Interior, terraza, privado
- Capacidad: Cuántas personas caben
- Características: Junto a ventana, esquina, romántica
- Combinable: Si puede juntarse con otras
- Estado: Disponible, en uso, reservada
2) Calendario de reservaciones
Vista diaria de ocupación:
- Fecha: Día de la reservación
- Turno: Comida o cena
- Hora: Tiempo de llegada
- Mesa asignada: Cuál le toca
- Personas: Cuántos comensales
- Cliente: Nombre de quien reservó
- Estado: Confirmada, tentativa, no show
3) Formulario de reservación
Datos que se capturan al reservar:
- Fecha de reserva: Cuándo llamó
- Nombre del cliente: Quién reserva
- Teléfono: Para confirmar
- Email: Recordatorios (opcional)
- Fecha deseada: Cuándo quiere venir
- Hora: A qué hora llega
- Número de personas: Cuántos serán
- Ocasión especial: Cumpleaños, aniversario
- Preferencias: Interior, terraza, mesa específica
- Notas: Alergias, necesidades especiales
4) Base de datos de clientes
Registro de comensales frecuentes:
- Nombre: Cliente
- Teléfono: Contacto principal
- Email: Para marketing
- Visitas: Cuántas veces ha venido
- Última visita: Fecha
- Preferencias: Mesa favorita, platillo habitual
- Alergias: Información crítica
- Notas: VIP, celebridades, problemáticos
5) Registro de ocupación
Historial de qué pasó con cada reserva:
- Fecha: Del servicio
- Reservaciones: Cuántas hubo
- Llegaron: Cuántas se presentaron
- No show: Cuántas no vinieron
- Walk-in: Clientes sin reserva
- Ocupación total: Porcentaje de mesas usadas
- Consumo promedio: Ticket por mesa
6) Dashboard de restaurante
Indicadores para el gerente:
- Reservaciones del día: Vista rápida
- Ocupación proyectada: Por turno
- Mesas disponibles: Lo que queda libre
- Tasa de no show: Porcentaje de ausencias
- Clientes frecuentes: Top 10 del mes
- Días más ocupados: Para programar personal
Cómo usar la plantilla paso a paso
- Mapea tus mesas: Registra todas con capacidad
- Define turnos: Horarios de comida y cena
- Configura el calendario: Días de operación
- Capacita a tu personal: Proceso de toma de reservas
- Confirma el día anterior: Llama para confirmar asistencia
- Registra no shows: Para identificar patrones
- Analiza ocupación: Para optimizar horarios y personal
Errores comunes en reservaciones
- No confirmar: El cliente olvidó y tú tienes mesa apartada
- Overbooking: Aceptaste más de lo que puedes atender
- No registrar preferencias: Llegas con pastel y el mesero no sabía
- Tiempos mal calculados: La mesa no se desocupa a tiempo
- No anotar teléfono: No puedes confirmar ni avisar cambios
Tips para restauranteros
- Confirma 24 horas antes: Reduce no shows dramáticamente
- Política de no show: Después de 15 min, liberas la mesa
- Buffer entre turnos: Tiempo para limpiar y acomodar
- Overbooking calculado: Un pequeño porcentaje compensa no shows
- Base de datos: Conocer a tus clientes es tu mejor marketing
Conclusión
Un libro de reservas en Excel para restaurante te permite gestionar tus mesas de manera profesional sin pagar comisiones a plataformas. Con buen control de reservaciones, maximizas tu ocupación y mejoras la experiencia del cliente.
Descarga esta plantilla, configura tu mapa de mesas y empieza a llevar tus reservaciones de manera organizada. Un restaurante con buen sistema de reservas es un restaurante que llena mesas y genera clientes leales.
Raúl Mendoza Torres
Desde Guadalajara, apoyando a restauranteros mexicanos.
