Qué trae este formato de remisión por dentro
Este formato de remisión en Excel no es una hoja cualquiera con celdas vacías. Lo diseñé para que funcione desde el momento en que lo abres, sin que tengas que perder tiempo ajustando columnas o adivinando dónde va cada dato.
Arriba tienes el encabezado con los datos de tu empresa: nombre o razón social, dirección, teléfono y logo. Solo sustituyes la información de ejemplo por la tuya y listo. También incluye un campo para el número de remisión y la fecha de emisión, que puedes llenar manualmente o dejar que la fórmula ponga la fecha del día automáticamente.
La sección de datos del cliente está justo debajo. Aquí capturas nombre, dirección, RFC si lo necesitas, y un campo de contacto. Es lo básico que necesitas para que el documento tenga respaldo y puedas rastrear a quién le entregaste mercancía.
El cuerpo del formato es una tabla de productos o servicios con estas columnas:
- Cantidad — número de unidades, piezas, cajas o lo que manejes.
- Descripción — detalle del producto o servicio entregado.
- Unidad de medida — pieza, kilo, metro, servicio, lo que aplique.
- Precio unitario — el valor individual de cada artículo.
- Importe — se calcula solo multiplicando cantidad por precio unitario.
La tabla tiene espacio para hasta 20 líneas de productos, pero si necesitas más, solo copias una fila y la pegas abajo. Las fórmulas se adaptan.
Al final de la tabla aparecen los totales calculados automáticamente: subtotal, IVA (configurable al porcentaje que manejes) y total. Si en tu caso la remisión no lleva precios porque solo acreditas entrega de mercancía, simplemente ocultas esas columnas y el formato sigue funcionando limpio.
En la parte inferior incluí un espacio de observaciones para anotar condiciones de entrega, referencias de pedido o cualquier aclaración. Y a un lado, los campos de firma de quien entrega y firma de quien recibe, que es lo que realmente le da validez operativa al documento.
Cómo se usa paso a paso
Paso 1 — Personaliza tu encabezado una sola vez
Abre el archivo en Excel o en Google Sheets. Ve al encabezado y sustituye los datos de ejemplo con los de tu negocio: nombre comercial, dirección, teléfono y correo. Si tienes logo, insértalo en la celda marcada. Este paso solo lo haces la primera vez. Después, cada remisión nueva ya sale con tu información.
Paso 2 — Asigna el número de remisión
Cada remisión necesita un número consecutivo. Puedes llevarlo manualmente (001, 002, 003...) o usar la celda que ya tiene una fórmula para autoincremento si manejas varias hojas dentro del mismo libro. El número de remisión es lo que te permite llevar control y buscar documentos cuando un cliente te reclama algo tres meses después.
Paso 3 — Llena los datos del cliente
Captura el nombre del cliente o empresa, su dirección y datos de contacto. Si manejas un catálogo de clientes en otra hoja, puedes vincularlos con una lista desplegable para no escribir lo mismo cada vez. Pero si apenas estás empezando, con teclear los datos directamente es más que suficiente.
Paso 4 — Registra los productos o servicios
En la tabla principal, captura cada línea con la cantidad, descripción, unidad de medida y precio unitario. El importe por línea y los totales se calculan solos. Si cometes un error, solo corriges la celda y todo se actualiza al instante.
Un consejo que le doy a todos: sé específico en la descripción. No pongas solo "material" o "producto". Escribe "Cemento gris 50kg marca X" o "Servicio de instalación eléctrica planta baja". Cuando haya una diferencia con el cliente, esa descripción es tu mejor defensa.
Paso 5 — Agrega observaciones y condiciones
Usa el campo de observaciones para anotar todo lo relevante: "Entrega parcial, falta 1 caja", "Producto en consignación", "Referencia pedido #4521". Esto te ahorra malentendidos y le da contexto al documento cuando lo revises después.
Paso 6 — Imprime o envía en PDF
El formato ya tiene configurada el área de impresión para que salga en una sola hoja tamaño carta. Si prefieres enviarlo digital, expórtalo a PDF desde Excel (Archivo → Guardar como → PDF) o desde Google Sheets (Archivo → Descargar → PDF). En ambos casos, el resultado se ve profesional y limpio.
Paso 7 — Recaba las firmas
Imprime dos copias: una para el cliente y una para ti. Ambas partes firman en los espacios asignados. Si trabajas en digital, puedes usar firma electrónica o simplemente pedirle al cliente una foto del documento firmado como acuse. Lo importante es que quede evidencia de que la mercancía se entregó y se recibió conforme.
Para quién es este formato
Este formato de remisión en Excel está hecho para negocios que entregan productos o materiales y necesitan un comprobante de entrega que no sea una factura. La remisión no tiene validez fiscal, pero tiene toda la validez operativa que necesitas para llevar control de lo que sale de tu almacén o bodega.
Te funciona si eres:
- Distribuidor o mayorista que entrega mercancía a tiendas y necesita que le firmen de recibido antes de facturar.
- Negocio de materiales (construcción, ferretería, papelería) que despacha pedidos y necesita documentar cada salida.
- Taller o maquiladora que entrega producto terminado al cliente y requiere un registro de lo que se entregó, en qué cantidad y en qué condiciones.
- Freelancer o prestador de servicios que entrega equipos, refacciones o materiales como parte de un proyecto y necesita que el cliente confirme la recepción.
- Empresa pequeña o mediana que todavía no tiene un sistema ERP y resuelve su operación diaria con Excel sin complicarse la vida.
También es útil cuando vendes a crédito. La remisión firmada se convierte en tu respaldo de que entregaste la mercancía y te deben el pago. No sustituye un contrato, pero en la práctica del día a día es el documento que más se usa para cobrar.
Si tu operación es sencilla y lo que necesitas es un documento claro para que no haya dudas de qué entregaste, a quién y cuándo, este formato te resuelve sin que tengas que aprender software nuevo ni pagar suscripciones mensuales. Abres Excel, llenas los campos, imprimes y a trabajar.
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