Plantilla Excel inventario restaurante gratis: controla tu cocina
Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te voy a enseñar cómo usar una plantilla de Excel para llevar el inventario de tu restaurante. Si has tenido broncas porque falta ingrediente a mitad del servicio o desperdicias comida que se echa a perder, esta herramienta te va a ayudar.
Qué es un inventario de restaurante
Un inventario de restaurante en Excel es el registro de todos los ingredientes, productos y materiales que usas en tu cocina y operación. A diferencia de otros negocios, en restaurantes manejas productos perecederos que requieren control estricto.
- Ingredientes de cocina: Verduras, carnes, lácteos, abarrotes
- Bebidas: Refrescos, cervezas, vinos, aguas
- Desechables: Vasos, platos, servilletas, contenedores
- Limpieza: Jabones, químicos, trapos
- Equipo menor: Utensilios, charolas, cubiertos
Por qué Excel es ideal para restaurantes
Los sistemas de punto de venta con inventario cuestan miles de pesos mensuales. Para restaurantes pequeños y medianos, Excel ofrece lo que necesitas:
- Costo accesible: Ya tienes Excel, no pagas extra
- Personalizable: Adaptas las categorías a tu menú
- Fácil de usar: Tu equipo de cocina lo entiende rápido
- Control de caducidades: Alertas para productos por vencer
- Costeo de recetas: Sabes cuánto te cuesta cada platillo
Estructura de la plantilla para restaurante
1) Catálogo de ingredientes
Todos los productos que compras para tu restaurante:
- Código: Identificador único
- Nombre: Descripción del ingrediente
- Categoría: Carnes, verduras, lácteos, secos, bebidas
- Unidad de medida: Kg, litro, pieza, caja
- Precio de compra: Costo por unidad
- Proveedor: Quién te lo surte
- Días de caducidad: Vida útil del producto
2) Inventario actual
El estado de tus existencias en tiempo real:
- Ingrediente: Vinculado al catálogo
- Existencia: Cantidad disponible
- Stock mínimo: Punto de reorden
- Fecha de entrada: Cuándo llegó (para FIFO)
- Fecha de caducidad: Cuándo vence
- Ubicación: Refrigerador, congelador, almacén seco
3) Entradas (compras)
Registro de todo lo que entra a tu cocina:
- Fecha de compra: Cuándo lo adquiriste
- Ingrediente: Qué compraste
- Cantidad: Cuánto
- Precio unitario: Costo de compra
- Total: Importe pagado
- Proveedor: A quién le compraste
- Lote/caducidad: Datos del producto
4) Salidas (consumos)
Lo que sale del inventario, ya sea por uso o merma:
- Fecha: Cuándo se consumió
- Ingrediente: Qué se usó
- Cantidad: Cuánto se gastó
- Motivo: Producción, merma, robo, caducidad
- Responsable: Quién lo usó
5) Recetas costadas
Define los ingredientes de cada platillo para calcular su costo:
- Platillo: Nombre del plato del menú
- Ingredientes: Lista de lo que lleva
- Cantidad por porción: Cuánto de cada ingrediente
- Costo por ingrediente: Calculado automáticamente
- Costo total del platillo: Suma de ingredientes
- Precio de venta: Lo que cobras
- Margen: Tu ganancia por platillo
6) Dashboard de cocina
Vista rápida para el chef o gerente:
- Productos por agotarse: Bajo mínimo, hay que comprar
- Productos por caducar: Usar primero o se echan a perder
- Costo de compras del mes: Cuánto has gastado
- Merma del período: Desperdicio en pesos
- Costo promedio de platillos: Para ajustar menú
Cómo usar la plantilla paso a paso
- Carga tu catálogo de ingredientes: Todo lo que compras para la cocina
- Define recetas: Registra los ingredientes de cada platillo
- Haz inventario inicial: Cuenta todo lo que tienes y captúralo
- Registra compras: Cada vez que llegue proveedor, captura la entrada
- Registra consumos: Diario o por turno, anota lo que se usó
- Revisa alertas: Antes de abrir, checa qué falta o está por vencer
Errores comunes en inventarios de restaurante
- No registrar mermas: Lo que se quemó, cayó o echó a perder también cuenta
- Ignorar caducidades: Producto vencido es pérdida y riesgo sanitario
- Comprar de más: Sin datos, compras por corazonada y desperdicias
- No costear recetas: No sabes si tus platillos te dejan ganancia
- Falta de conteos: Si nunca verificas físicamente, el sistema miente
Tips para restauranteros
- FIFO siempre: Lo primero que entró, primero que sale
- Conteo diario de perecederos: Carnes, lácteos, verduras sensibles
- Compra programada: Días fijos para cada tipo de proveedor
- Porciones estandarizadas: Que todos los cocineros sirvan igual
- Análisis de merma: Investiga por qué se desperdicia
Conclusión
Una plantilla de inventario para restaurante en Excel te da el control que necesitas sobre tu cocina sin gastar en sistemas caros. Con disciplina en el registro, reduces mermas, evitas faltantes y sabes exactamente cuánto te cuesta cada platillo.
Descarga esta plantilla, adáptala a tu menú y empieza a operar tu restaurante de manera profesional. Un buen control de inventario es la diferencia entre un negocio que apenas sobrevive y uno que prospera.
Raúl Mendoza Torres
Desde Guadalajara, apoyando a restauranteros mexicanos.
