Libro diario Excel

Formato de libro diario en Excel: registra todas tus operaciones contables

Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te explico cómo usar un libro diario en Excel de forma profesional. Este registro contable es fundamental para documentar cada operación de tu negocio y es la base de toda tu contabilidad.

Qué es el libro diario contable

El libro diario es el registro cronológico de todas las transacciones financieras de una empresa. Cada operación se asienta mediante un asiento contable con sus respectivas cuentas de cargo y abono, siguiendo la partida doble.

• Registro legal obligatorio: Requerido por el SAT para empresas
• Orden cronológico: Cada transacción registrada por fecha
• Partida doble: Todo cargo tiene su abono correspondiente
• Base contable: De aquí salen mayores, balanza y estados financieros
• Evidencia fiscal: Respaldo para auditorías del SAT

Por qué usar Excel para el libro diario

Software contable especializado existe, pero Excel te da ventajas importantes para empezar:

• Sin costo adicional: Ya tienes Excel en tu computadora
• Aprendizaje contable: Entiendes la mecánica de la contabilidad
• Totalmente flexible: Adaptas columnas a tu tipo de negocio
• Exportable: Envía a tu contador o genera reportes para el SAT
• Verificación automática: Fórmulas que comprueban el cuadre

Estructura del libro diario en Excel

1) Encabezado del libro

• Razón social: Nombre legal de tu empresa
• RFC: Registro Federal de Contribuyentes
• Período contable: Mes y año del registro
• Folio de página: Numeración consecutiva del libro

2) Columnas del asiento contable

• Fecha: Día exacto de la operación
• Folio: Número único del asiento
• Número de cuenta: Según tu catálogo de cuentas
• Nombre de cuenta: Descripción de la cuenta afectada
• Concepto: Explicación clara de la operación
• Parcial: Para desglose en subcuentas
• Debe: Importes cargados
• Haber: Importes abonados

3) Elementos de cada asiento

• Cuentas deudoras: Las que reciben el cargo
• Cuentas acreedoras: Las que reciben el abono
• Redacción o glosa: Explicación detallada de la operación
• Referencia: Número de factura, póliza o documento soporte

Tipos de asientos contables

Asiento simple

• Una cuenta al debe: Recibe el cargo
• Una cuenta al haber: Recibe el abono
• Ejemplo: Pago de renta en efectivo

Asiento compuesto

• Varias cuentas afectadas: Más de dos cuentas involucradas
• Regla de cuadre: Suma del debe siempre igual a suma del haber
• Ejemplo: Venta con IVA y anticipo

Cómo registrar operaciones paso a paso

1. Identifica la transacción: Qué operación comercial ocurrió
2. Determina las cuentas: Cuáles se afectan según el catálogo
3. Decide cargos y abonos: Según la naturaleza de cada cuenta
4. Registra el asiento: Con fecha, folio y concepto completo
5. Verifica el cuadre: Suma del debe igual a suma del haber
6. Archiva el soporte: Documento que respalda la operación

Errores comunes que debes evitar

• Asientos descuadrados: Debe diferente de haber invalida el registro
• Sin documento soporte: Asientos sin factura o comprobante
• Cuentas incorrectas: Usar cuenta que no corresponde a la operación
• Desorden cronológico: No respetar el orden de fechas
• Conceptos vagos: Descripciones que no explican la operación
• Folios duplicados: Números de asiento repetidos

Conclusión

El libro diario en Excel es la base fundamental de tu contabilidad. Registrar cada operación correctamente te da información confiable para la toma de decisiones y cumplimiento fiscal.

Descarga este formato y empieza a llevar tu libro diario de forma profesional.

Raúl Mendoza Torres
Desde Guadalajara, asentando operaciones contables.