La orden de compra es uno de esos documentos que parece simple hasta que te das cuenta de todos los problemas que puede causar si se hace mal. Desde pagos duplicados hasta disputas con proveedores, una orden de compra mal elaborada es un dolor de cabeza seguro. Vamos a ver paso a paso cómo hacer una orden de compra profesional que proteja tanto a tu empresa como a tus proveedores.
¿Qué es una Orden de Compra y Para Qué Sirve?
Una orden de compra (OC o PO por sus siglas en inglés - Purchase Order) es un documento comercial legal que emite un comprador a un vendedor, solicitando productos o servicios específicos con condiciones acordadas.
Funciona como un contrato: una vez que el proveedor acepta la orden de compra, ambas partes están legalmente comprometidas a cumplir sus términos.
Beneficios de Usar Órdenes de Compra
- Control financiero: Sabes exactamente qué estás comprando y a qué precio
- Trazabilidad: Cada compra queda documentada con un número único
- Protección legal: En caso de disputas, tienes evidencia escrita
- Presupuesto: Puedes proyectar gastos con base en OCs pendientes
- Auditoría: Facilitas revisiones internas y externas
Paso 1: Identifica la Necesidad de Compra
Antes de crear cualquier orden de compra, necesitas responder preguntas básicas:
- ¿Qué exactamente necesitas comprar?
- ¿Qué cantidad requieres?
- ¿Para cuándo lo necesitas?
- ¿Hay un proveedor preferido o necesitas cotizar?
- ¿Quién autoriza esta compra?
Requisición de Compra vs. Orden de Compra
No confundas estos documentos:
- Requisición de compra: Documento interno donde un departamento solicita que se compre algo. No va al proveedor.
- Orden de compra: Documento externo que se envía al proveedor solicitando los productos o servicios.
En empresas pequeñas, estos pasos a veces se fusionan. En empresas medianas y grandes, la requisición debe aprobarse antes de generar la orden de compra.
Paso 2: Obtén Cotizaciones de Proveedores
Salvo que tengas un contrato de precios fijos con un proveedor, siempre es buena práctica cotizar antes de comprar.
Cuántas Cotizaciones Solicitar
- Compras menores ($0-$5,000): Una cotización puede ser suficiente
- Compras medianas ($5,000-$50,000): Mínimo 3 cotizaciones
- Compras mayores (+$50,000): Proceso de licitación formal
Los montos son referenciales; cada empresa define sus propios umbrales según políticas internas.
Qué Debe Incluir una Cotización Válida
- Descripción detallada de productos/servicios
- Precios unitarios y totales
- Condiciones de pago
- Tiempo de entrega
- Vigencia de la cotización
- Garantías o condiciones especiales
Paso 3: Selecciona al Proveedor y Negocia
Con las cotizaciones en mano, analiza no solo el precio:
- Precio total: Incluyendo envío, impuestos y extras
- Tiempo de entrega: ¿Cumple con tu fecha límite?
- Condiciones de pago: ¿30 días? ¿Anticipo requerido?
- Historial del proveedor: ¿Han cumplido antes?
- Garantías: ¿Qué pasa si hay problemas?
Tips de Negociación
- Nunca aceptes la primera oferta sin preguntar por descuentos
- Pregunta por descuentos por volumen o por pronto pago
- Menciona que estás cotizando con competidores
- Busca valor agregado: capacitación, soporte, garantía extendida
Paso 4: Prepara la Orden de Compra
Ahora sí, a crear el documento. Una orden de compra completa debe incluir:
Encabezado de la Orden de Compra
- Número de OC: Consecutivo único (ejemplo: OC-2026-0147)
- Fecha de emisión: Cuándo se genera la orden
- Datos del comprador: Nombre de empresa, RFC, dirección
- Datos del proveedor: Nombre de empresa, RFC, dirección
- Referencia a cotización: Número de cotización que respalda los precios
Cuerpo de la Orden de Compra
- Descripción de cada ítem: Clara y sin ambigüedades
- Código o SKU: Si aplica, el código del proveedor o interno
- Cantidad: Unidades solicitadas
- Unidad de medida: Piezas, kilos, litros, cajas, etc.
- Precio unitario: Sin IVA
- Importe: Precio × Cantidad
Totales y Condiciones
- Subtotal: Suma de importes
- IVA: 16% sobre subtotal (en México)
- Total: Subtotal + IVA
- Condiciones de pago: Crédito 30 días, transferencia, etc.
- Fecha de entrega requerida: Cuándo esperas recibir
- Lugar de entrega: Dirección exacta
- Términos de envío: Quién paga el flete, Incoterms si aplica
Paso 5: Obtén las Autorizaciones Necesarias
Dependiendo del monto y las políticas de tu empresa, la orden de compra puede necesitar una o más firmas de autorización.
Matriz de Autorizaciones Típica
- Hasta $10,000: Jefe de departamento
- $10,001 - $50,000: Gerente de área
- $50,001 - $200,000: Director
- Más de $200,000: Comité de compras o Director General
Checa las políticas de tu empresa. Saltarte una autorización puede invalidar la orden de compra y meterte en problemas.
Paso 6: Envía la Orden de Compra al Proveedor
Una vez autorizada, envía la orden de compra al proveedor por el medio acordado:
- Email: El método más común hoy en día
- Portal de proveedores: Si tu empresa tiene un sistema
- EDI: Intercambio electrónico de datos para grandes empresas
- Físico: Cada vez menos común, pero aún se usa
Confirmación del Proveedor
Solicita que el proveedor confirme recepción y aceptación de la orden de compra. Esta confirmación es importante porque:
- Verifica que recibieron la orden correctamente
- Confirma que pueden cumplir con fecha y condiciones
- Activa el compromiso legal de ambas partes
Paso 7: Da Seguimiento a la Orden de Compra
Tu trabajo no termina al enviar la OC. Necesitas darle seguimiento hasta que se complete el ciclo.
Estados de una Orden de Compra
- Pendiente: Enviada, esperando confirmación del proveedor
- Confirmada: Proveedor aceptó, en proceso de surtido
- En tránsito: Productos enviados, pendiente recepción
- Recibida parcial: Llegó parte del pedido
- Recibida completa: Todo el pedido llegó conforme
- Cerrada: Facturada y pagada
- Cancelada: Anulada por algún motivo
Verificación de Recepción
Cuando lleguen los productos, verifica:
- Cantidades recibidas vs. cantidades ordenadas
- Estado físico de los productos
- Que los productos correspondan a lo especificado
- Documentación acompañante (factura, remisión, certificados)
Documenta cualquier discrepancia de inmediato y notifica al proveedor.
Errores Comunes al Hacer Órdenes de Compra
Evita estos errores que he visto repetirse una y otra vez:
- Descripciones vagas: "Material de oficina" no es suficiente. Especifica marca, modelo, color.
- Olvidar el IVA: Siempre confirma si los precios incluyen o excluyen IVA.
- No verificar existencias: Envías la OC y resulta que el producto está agotado.
- Saltarse autorizaciones: Un atajo que puede salir muy caro.
- No archivar: Pierde la OC y luego no tienes cómo comprobar nada.
- Modificar sin documentar: Si cambias algo, genera una nueva versión de la OC.
Mejores Prácticas para Órdenes de Compra
- Numeración consecutiva: Nunca repitas un número de OC
- Archivo digital y físico: Respalda por ambas vías
- Revisión antes de enviar: Un segundo par de ojos evita errores
- Comunicación clara: Cualquier duda, aclárala antes de emitir
- Seguimiento proactivo: No esperes a que se acerque la fecha de entrega
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- Espacio para múltiples ítems
- Sección de términos y condiciones
- Campos de autorización
- Instrucciones de uso
Conclusión: Una Buena OC Previene Problemas
Hacer una orden de compra correctamente puede parecer burocrático, pero es una inversión que te ahorra dolores de cabeza. Un documento bien elaborado protege a tu empresa, facilita la relación con proveedores y te da control sobre tus gastos.
Sigue estos pasos, evita los errores comunes, y verás cómo tu proceso de compras se vuelve más eficiente y profesional. Y órale, si tienes alguna duda o quieres compartir tu experiencia con órdenes de compra, déjame un comentario.